Участие в выставке часто планируют так, будто нужные клиенты обязательно пройдут мимо стенда в правильный день и в свободную минуту. Иногда проходят. Иногда в это же время они сидят на переговорах у конкурента, выступают на конференции или уже уехали в аэропорт.
Кого приглашать на выставку
Начните не с массовой рассылки, а с списка компаний. Разделите его минимум на четыре группы:
| Группа | Кого включить | Возможный повод |
|---|---|---|
| Действующие клиенты | ключевые заказчики и пользователи | новинка, планы, расширение сотрудничества, сервис |
| Потенциальные клиенты | компании из целевого списка и активного pipeline | демонстрация, расчёт, обсуждение проекта |
| «Спящие» контакты | переговоры, которые остановились или отложились | новый повод вернуться к задаче |
| Партнёры и отраслевые связи | дилеры, поставщики, технологические партнёры | совместные возможности, рынок, проекты |
Для B2B-компании полезно заранее отметить ЛПР, технических экспертов и внутренних пользователей. Один и тот же стенд может быть интересен им по разным причинам.
Что написать вместо «приглашаем посетить наш стенд»
Само участие в выставке редко является достаточным поводом для встречи. Сильнее работает конкретика.
Хорошими поводами могут быть:
- показать новый продукт или образец, который человек ещё не видел;
- обсудить конкретный проект или спецификацию клиента;
- провести короткий расчёт или сравнение вариантов;
- познакомить с техническим экспертом;
- разобрать изменения рынка или отраслевой практики;
- обсудить сервис, модернизацию, поставки или следующий этап сотрудничества;
- показать результат, который невозможно нормально продемонстрировать по видеосвязи.
Организаторы выставок сами рекомендуют экспонентам адресно приглашать клиентов, использовать промокоды и шаблоны писем. Например, ExpoElectronica предоставляет участникам промокод, шаблон рассылки, баннеры и другие бесплатные инструменты приглашения. Seafood Expo Russia также предлагает редактируемое приглашение для партнёров. Эти механики удобно использовать как инфраструктуру, а смысл встречи лучше персонализировать под клиента.
Когда приглашать клиентов
Универсального календаря нет, но для рабочей системы удобно использовать несколько волн.
За 4–6 недель
Сообщите ключевым клиентам и партнёрам даты и предложите зарезервировать время. На этом этапе особенно полезны встречи с людьми, чей календарь заполняется заранее.
За 2–3 недели
Отправьте основную волну персональных приглашений. Уже должны быть понятны номер стенда, ключевая демонстрация и доступные интервалы.
За 3–5 дней
Подтвердите назначенные встречи: день, время, место и кто будет участвовать со стороны вашей компании. Если нужна регистрация или промокод, приложите ссылку повторно.
В дни выставки
Работайте с теми, кто уже находится на площадке. Часть встреч появляется спонтанно, поэтому оставьте в расписании свободные окна.
Пример короткого письма действующему клиенту
Такое письмо проще обработать, чем длинный анонс компании. Человек сразу понимает, зачем встречаться и что от него требуется.
Пример письма потенциальному клиенту
Здесь особенно важно, чтобы первая фраза объясняла релевантность. Список участников выставки не является поводом массово отправить всем одинаковое письмо.
Как вести график встреч
У менеджеров быстро появляются личные календари, переписки и устные договорённости. В результате две важные встречи могут оказаться на одно время, а технический эксперт — в другом павильоне.
Для общей таблицы достаточно следующих полей:
| Поле | Что фиксировать |
|---|---|
| Компания и контакт | кто придёт и его роль |
| День и время | подтверждённый слот |
| Ответственный | сотрудник, который ведёт встречу |
| Тема | что хочет обсудить клиент |
| Подготовить | образец, расчёт, кейс, специалиста |
| Результат | о чём договорились |
| Следующий шаг | действие, дата и владелец |
Разместите календарь так, чтобы маркетинг, продажи и сотрудники стенда видели одну версию расписания.
Что делать, если клиент не ответил
Одно письмо редко является полноценным процессом. Можно сделать спокойное второе касание с новой конкретикой: сообщить о демонстрации, прислать бесплатный билет или промокод, предложить альтернативное время. Если человек важен и отношения позволяют, менеджер может позвонить или написать в привычный канал.
При этом приглашение не должно превращаться в многократное давление. Если явного интереса нет, оставьте человеку возможность просто прийти на стенд без назначения времени.
Как связать приглашение с продажами
Перед отправкой приглашений продажи и маркетинг должны договориться, какие встречи считаются приоритетными. Например:
- действующий проект с высокой вероятностью решения в ближайшие месяцы;
- потенциальный клиент из целевого сегмента;
- новый ЛПР в важной компании;
- клиент, которому можно расширить текущую поставку;
- партнёр, влияющий на доступ к рынку или проектам.
Так выставка перестаёт быть только маркетинговым событием и становится частью коммерческого pipeline.
Промпт для ИИ: персонализировать приглашение
Частые вопросы
За сколько времени приглашать клиентов на выставку?
Ключевые встречи лучше начинать планировать за несколько недель, особенно если участники — руководители с плотным графиком. Основную волну персональных приглашений можно запускать ближе к выставке, когда уже понятны стенд, программа и доступные слоты.
Нужно ли отправлять приглашение всей клиентской базе?
Можно сделать общий анонс, но для коммерчески важных клиентов лучше отдельное персональное касание. Массовое письмо сообщает факт участия, а персональное приглашение должно объяснять ценность конкретной встречи.
Что писать в приглашении на выставку?
Кто вы, почему обращаетесь к этому человеку, что полезного предложите на встрече, где и когда вы будете и какой следующий шаг предлагаете. Чем меньше общих рекламных формулировок, тем лучше.
Источники и полезные материалы
- Business Balance: план подготовки и работа с клиентами
- Business Balance: комплект «Выставка, которая приносит клиентов»
- ExpoElectronica: инструменты приглашения клиентов
- Seafood Expo Russia: приглашение партнёров на стенд
Готовые материалы для подготовки к выставке
Excel для сроков, бюджета и контактов, Word-шаблоны документов, инструкции, примеры и полезные промпты для ИИ.
Посмотреть комплекты →